少年サッカークラブの体験申込・入会手続きをスマホで完結する会員管理システムの開発事例

概要

横浜市で20年以上活動する少年サッカークラブ（NPO法人）では、体験の申込から入会までに9つの手順があり、紙・メール・個人のLINEに分かれていました。入会完了まで2〜3週間かかり、返信の速さも担当者次第でした。

当社は、保護者がスマホだけで体験申込から入会の意思表示まで進められ、スタッフは通知を受け取るだけで済む会員管理システムを開発しました。

課題

• 申込・日程調整・入会案内が紙・メール・別アプリに分かれていた
• 体験者の情報が代表者の個人LINEに集まり、スタッフ間で共有できなかった
• 子どもの個人情報を扱うため、安全な本番環境が必要だった

実施内容

• スマホで完結する体験申込フォームと、保護者のマイページ
• 申込の直後に、日程・持ち物・集合場所を生成AIが案内する仕組み
• スタッフ全員で共有する体験者カルテと、担当コーチの自動割り当て
• 認証・閲覧制限・バックアップ・監視を備えた本番環境

成果

• 申込から最初の案内までを、スタッフの手を介さずに完了
• 体験者の情報を個人のLINEから切り離し、スタッフ全員が同じ情報で動ける状態に
• 要望が数日で画面に反映される進め方に、コーチ・事務局から非常に高い満足度

進め方：骨組みは当社が、仕上げは現場の好みに合わせて

当社が申込の流れ、体験者カルテ、スタッフ画面、本番環境といった基盤と骨組みを数日で組み上げました。そこから先は、当社のプロジェクト管理ツール「projectAI」の上で進めています。

コーチや事務局の方が画面を触って気づいたことを変更依頼として登録すると、AIエージェント「Mr.AI」が実装し、当社のエンジニアが確認して反映します。LINE登録のQRコード化、体験希望日の複数選択、会場の地図連携など、約1か月で20件を超える要望を取り込みました。

基盤と骨組みを当社が作り、残りは使う人の好みに合わせて仕上げていく。 専任の担当者を置きにくい団体や中小企業のシステムづくりにこそ、向いている進め方です。

弊社の担当領域

• 要件定義
• 設計・開発・テスト
• 本番環境の構築と運用設計

お客様情報

会社名

NPO法人（横浜市港北区を拠点とする少年サッカークラブ）

事業概要

• 幼児から中学生までを対象としたサッカースクールとクラブチームの運営

よくあるご質問

小規模なクラブや NPO 法人でも依頼できますか？ はい。本事例のクラブも、専任のシステム担当者がいない NPO 法人です。現場の方が気づいたことをそのまま変更依頼にできるので、担当者を置かなくても改善を続けられます。

今使っている LINE や連絡アプリは使い続けられますか？ 使い続けられます。本事例では、公式LINEとQRコードで連携し、入会後の連絡アプリもそのまま残しています。

生成AIに子どもの個人情報が送られませんか？ 生成AIへ送る内容は同意を得た項目に限定し、ログからも個人情報を除いています。

関連情報

• 会員管理・申込受付のシステム開発 → システム開発
• 生成AIによる自動案内・問い合わせ対応 → AI導入支援
• 要望をそのまま反映しながら育てる進め方 → projectAI の全社運用事例

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