CASE STUDY
約20社・100名以上のメーカーとのメール連絡を、業務システム「J-Client+」にほぼすべて移した開発事例
概要
一般財団法人日本空調冷凍研究所様は、空調冷凍機器の第三者性能試験と認証を行う機関です。約20社のメーカー、100名以上の担当者と日常的にやり取りしていましたが、書類の依頼や提出、機型の登録、検査結果の連絡まで、すべてがメールと電話に頼っていました。どの案件がどこまで進んでいるか、どの書類が最新かを追うだけで時間が取られていました。
当社は、メーカーとの契約後に発生する業務を一つにまとめる業務システム「J-Client+」を開発しました。チャット、書類の提出管理、機型の登録と承認、期限管理を、試験認証機関とメーカーの双方が同じ画面で扱えます。
課題
- 約20社・100名以上とのやり取りがメールに散らばり、案件ごとの進み具合を横断して把握できなかった
- メールに添付された書類のうち、どれが最新で、何が未提出かを正確に管理しにくかった
- 対応漏れや期限超過のリスクを抱えながら、確認作業に時間を取られていた
実施内容
- 商品やワークグループごとのチャットで、ファイルも含めたやり取りを関係者全員で共有
- 書類の依頼・提出・返却の流れと、期限前後の自動リマインド
- 4種類の機器について、機型の登録から審査、公開までの承認の流れ
- 年度ごとのTODO管理で、メーカーごとの対応事項と期限を一元管理
成果
- メーカーとの業務連絡が、ほぼ100%システム経由に移行
- 書類の提出状況や期限、承認の進み具合を、システム上ですぐに確認できるように
- お客様から「非常に良くできていて使いやすい」、メーカーの利用者からも高い評価
一番困っている業務から、半年で使い始める
必要な機能はすべて見えていましたが、一度に作ると開発に9か月から1年かかる見込みでした。その間、最も困っている業務がずっと手つかずになります。そこで当社は、やり取りの頻度が高くミスも起きやすい審査業務に絞って先に作る進め方を提案しました。打ち合わせは週1〜2回のオンラインを基本に、契約や重要な判断の場面は対面で行い、チャットには関係者全員が参加して認識のずれを防いでいます。
全部を一度に作らず、最も負担の大きい業務から先に使い始めることで、約半年で運用を始められました。 その後はメーカーからの声を受けて、TODO管理、機型登録、承認の流れを順に加え、使いながら現場に合うシステムへ育てています。リリース後も共創パートナーとして開発を続けています。
弊社の担当領域
- 業務整理・要件定義
- 画面設計
- 設計・開発・テスト
- インフラ構築
- リリース後の機能拡張
お客様情報
会社名
一般財団法人日本空調冷凍研究所
事業概要
- 空調冷凍機器の第三者性能試験と認証
よくあるご質問
取引先が多く、立場によって必要な情報も違いますが対応できますか？ はい。本事例では、試験認証機関の担当者、メーカーの代表担当者、一般担当者で見える情報とできる操作を分け、複雑な業務を分かりやすい画面に整理しました。
すべての機能がそろうまで待つ必要がありますか？ ありません。最も負担の大きい業務から先に使い始め、残りは使いながら加えていく進め方を選べます。本事例では約半年で運用を始めました。
取引先の担当者にも使ってもらえるでしょうか？ 本事例では、メーカーからの反応はおおむね良好で、大きな問題なく利用が進んでいます。寄せられた要望は、その後の機能追加に反映しています。
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